Junior ASAP manager – to możesz być ty!

ASAP – czyli As Soon As Possible, a po polsku słynne „Na zaraz”.

Nie wiesz jak poradzić sobie z milionem rzeczy do zrobienia ja jak najszybsze terminy? Też kiedyś nie wiedziałam. A o tym, jak wszystkie ASAP-y mogą łatwo wybić z rytmu pracy, nie trzeba dużo pisać. Nikt nich nie lubi, ale jakoś trzeba sobie z nimi radzić. Przedstawię wam więc dzisiaj 10 prostych rad jak zostać prawdziwym Dżunior ASAP Menadżerem i choć pisane są z myślą o grafikach, z pewnością da się je wszystkie przełożyć na każde inne stanowisko.

kupa

Zaczynamy. Wpada ASAP. Co robić, co robić? Pomocy!

1. Nic złego się nie stanie, więc się nie denerwuj.

O tym zdecydowanie się zapomina. Zwykle, jak pojawia się praca „na zaraz”, opisywana jest jako coś, co trzeba zrobić natychmiast bo inaczej ŚWIAT SIĘ ZAWALI. Otóż nie, świat się nie zawali. Życie będzie trwało nadal a ziemia dalej będzie się kręcić wokół słońca. Nikt nie zginie, a co najwyżej się zdenerwuje albo zrezygnuje.

Najważniejsze jednak to zachować spokój, nie wkurzać się i podejść do tematu realistycznie, czyli:

2. Dowiedz jaki jest faktyczny termin.

W praktyce wygląda to tak, że osoba wymagająca czegoś ASAP, nie ma pojęcia ile wykonanie takiej pracy faktycznie może potrwać i do jak krótkiego czasu da się to najbardziej skondensować. Często może okazać się, że praca na szybko wcale nie jest potrzebna, bo faktyczny termin jest dopiero za tydzień (a bo np. to ma być pokazywane prezesowi, który jeszcze jest na wakacjach).

I nie łam się, pytaj do skutku. W końcu termin uzyskasz – i nawet jak będzie to 2h zamiast 15 minut, to i tak już jest lepiej.

3. Wynegocjuj lepszy termin (o ile to możliwe).

A jest to możliwe bardzo często. Przede wszystkim poinformuj ile taka praca faktycznie powinna trwać oraz, że z takim krótkim terminem straci na jakości. Jeśli klientowi na tej jakości zależy, nie będzie czuł się szczególnie źle, gdy poprosisz o te kilka minut, godzin, dni więcej.

Jeśli pracujesz z projekt menadżerem – pamiętaj, że on też robi sobie mały zapas czasu na przygotowanie wszystkiego do wysłania czy prezentacji, zawsze więc też możesz uzyskać też trochę czasu od takiej pośredniczącej osoby. Im więcej pośredników – tym więcej czasu da się uzyskać.

5. Przypomnij o wyższej stawce

I o tym, że inni, którzy mają swoje zaplanowane terminy, czekają kulturalnie w kolejce i może to się odbić na jakości pracy dla nich. To tak jakbyś był fryzjerem i ktoś chciał się na siłę wcisnąć na fotel. Fryzjer powie zwyczajnie „Sorry, ale nie.”, ty za to możesz powiedzieć „Sorry, ale nie, chyba że pozostali nie mają nic przeciwko i zapłacisz więcej”.

Dlatego jeśli już coś musi być zrobione ASAP-em:

6. Poinformuj pozostałych, że będą mieli projekty nieco później.

Szczególnie, jeśli wiesz, że przez dany ASAP może pojawić się mała obsuwa czasowa. Oczywiście nie ma co informować wszystkich klientów o takim zajściu, ale jeśli są elastyczni, warto wspomnieć, że projekt może się przesunąć. Jeśli wszystko robisz zawsze w terminach, nie masz czym się przejmować. Nie będą się złościć.

Ale lepiej nie pisać powodu.

7. Poproś o pomoc.

I nie bój się tego. Jeśli w zespole, w którym pracujesz, jest też inna osoba, która może się tym zająć, zapytaj zwyczajnie czy by nie pomogła, albo nie wzięła na siebie całości (albo nie przejęła tego, co aktualnie robisz). Zawsze projekt podzielony na kilka osób da się ogarnąć szybciej (np. jedna osoba robi layout, a druga szuka zdjęć na stockach). Jak to mówią, w kupie siła!

8. Nie rzucaj wszystkiego dla jednego ASAP-u!

Śniadanie? Obiad? Sen? To wszystko jest potrzebne. Możesz nieco przesunąć je w czasie, ale pod żadnym pozorem z niczego nie rezygnuj, ani nie skracaj do granic możliwości. Nie marnuj zdrowia za czyjeś pieniądze. Co to to nie.

Nadgodzin też nie rób, szczególnie jeśli nic za nie nie dostaniesz poza uśmiechem.

9. Daj wszystkim znać, żeby nie przeszkadzali.

Nie musi to być od razu mail do całej firmy i sms-y do rodziny. Wystarczy status na firmowym komunikatorze, albo zwyczajnie karteczka przyklejona do drzwi lub ścianki biurka. Możesz za to zaszaleć z treścią. Im bardziej dobitnie będzie informować o zakazie przeszkadzania, tym lepiej 🙂

9-zmn

10. Weź i zrób ten pilny projekt.

A jeśli ASAP-ów jest kilka na raz, zacznij od tego z najkrótszym terminem. Weź głęboki oddech i podejdź do pracy ze spokojem. Wszystko da się zrobić, kiedy nie panikujesz.

Good luck!

 

Gościnnie we wpisie wystąpił Kot Dizajner. Więcej jego przygód do przeczytania na facebooku. Trzymajcie się!

Mrr!

Meta